Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Data di entrata in vigore: 25/05/2018

Ultimo aggiornamento: 14/06/2018

L’informativa è resa sulla base di quanto previsto dall’art. 12 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito GDPR – General Data Protection Regulation), che prevede un obbligo di trasparenza e di informazione per tutti gli interessati. Il contenuto specifico è stabilito dai successivi artt. 13 e 14 del GDPR.

Presentiamo le dovute informazioni in ordine alle finalità e modalità del trattamento dei dati personali, nonché l’ambito di comunicazione e diffusione degli stessi, alla natura dei dati in nostro possesso e del loro conferimento.

E’ importante precisare che per “cliente”, non si intendono solo le persone fisiche che hanno direttamente stipulato un contratto con HSYCO s.r.l., ma tutte le altre che sono comunque considerate parti ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. B), del GDPR, comprese le persone fisiche che hanno contribuito all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su loro stessa richiesta (possibili clienti).

L’informativa, pertanto, è resa in ordine alla natura dei dati personali raccolti presso di Lei, ovvero ottenuti o che, in futuro, otterremo non presso la Sua persona.

1 – Titolare del trattamento

HSYCO s.r.l. (di seguito detta: HSYCO)

2 – Dati di contatto

Scrivere a HSYCO s.r.l., Gestione Privacy, Strada 4 – Palazzo Q6 – 20089 Rozzano (MI), ovvero scrivere alla casella di posta elettronica privacy@hsyco.com

3 – Finalità del trattamento

Realizzare l’oggetto sociale di HSYCO.

In particolare, HSYCO intende trattare i suoi dati limitatamente a quanto strettamente necessario alla gestione del rapporto economico-contrattuale instaurato, ai fini degli adempimenti degli obblighi fiscali e contabili previsti dalla normativa nazionale e comunitaria, al fine di avanzare proposte ed offerte di natura economica, ai fini di corrispondenza commerciale nonché ai fini di archiviazione.

Inoltre, i dati possono essere utilizzati per fornire servizi da Lei richiesti, quali ad esempio quelli di supporto e assistenza tecnica

Infine, gli indirizzi di e-mail per i quali sia stato ricevuto esplicito consenso verranno utilizzati per la diffusione di informazioni commerciali su nuovi prodotti o promozioni speciali

4 – Base giuridica del trattamento:

  1. esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o sulla base di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. In particolare, in ragione della adesione alle condizioni generali di vendita di HSYCO.
  2. prestazione di servizi di supporto e assistenza tecnica
  3. consenso dell’interessato per finalità di marketing. In particolare, solo qualora Lei abbia espresso il consenso al trattamento dei dati personali per finalità marketing diretto, i cui effetti sono descritti in vari punti della presente informativa. Va aggiunto che le finalità di marketing riguardano esclusivamente le attività di comunicazione commerciale, attraverso l’utilizzo di posta elettronica
  4. adempimento di un obbligo legale relativo alla normativa vigente.
    In particolare, in forza di disposizioni imperative di legge o di normativa secondaria o comunitaria quali, ad es., le comunicazioni alla Banca d’Italia, Autorità di garanzia, Amministrazione Finanziaria, organi di Polizia Tributaria, Autorità giudiziaria, Ufficio Italiano Cambi, ASL, Camere di Commercio.
  5. Perseguimento dei legittimi interessi del Titolare del trattamento attraverso il bilanciamento degli interessi per assicurare le attività amministrativo contabili e di sicurezza, nonché di marketing verso i clienti attivi.
  6. In particolare, ricorrono tali interessi nei seguenti casi:
  • la valutazione sull’affidabilità creditizia della organizzazione alla quale Lei appartiene, nell’ambito delle relazioni contrattuali o pre-contrattuali tra le parti
  • la tutela del patrimonio aziendale, in relazione a possibili comportamenti fraudolenti durante le attività commerciali

5 – Categorie di dati personali trattati e criteri per la conservazione dei dati personali

HSYCO ha individuato le categorie di dati personali trattati e i criteri per la loro conservazione, riportati, nel dettaglio, nella tabella seguente.

CATEGORIA DI DATI PERIODO DI CONSERVAZIONE
Dati anagrafici Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
Dati connessi a misure di sicurezza 24 ore
Dati di contatto Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
Dati idonei a rivelare i servizi della società dell’informazione (mail, account social, ecc.) 5 anni
Dati relativi a comportamenti illeciti o fraudolenti Alla scadenza dei termini di prescrizione di un presumibile contenzioso
Dati relativi al comportamento debitorio 36 mesi
Dati relativi al Codice Fiscale o al numero di identificazione nazionale Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
Dati relativi alla solvibilita’ economica 36 mesi
Dati relativi all’affidabilita’ o puntualita’ nei pagamenti 36 mesi
Dati relativi all’esercizio di attività amministrative, contabili, di controllo e bilancio Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
Dati relativi allo svolgimento di attivita’ economiche e altre informazioni commerciali (es. fatturato, bilanci, aspetti economici, finanziari, organizzativi, produttivi, industriali, commerciali, imprenditoriali) Entro i tre anni successivi a quelli di cessazione del rapporto con l’interessato
Dati per customer care and tech support Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
Dati sul dispositivo, quali il modello hardware, i dati sull’hardware del dispositivo e altri identificativi univoci del dispositivo, il numero di telefono, il numero di serie, il codice di vendita, le registrazioni degli accessi, la versione software attuale, l’indirizzo MAC, l’indirizzo IP,  informazioni sulla registrazione, versioni del sistema operativo e impostazioni del dispositivo usato dall’utente. Entro 10 anni + 6 mesi dalla scadenza dell’anno contabile in corso
ATTENZIONE: la presente tabella è soggetta a modifiche e revisioni sulla base delle necessità determinate dal Titolare del trattamento, anche in relazione a possibili modifiche normative al riguardo.

 

6 – Categorie di destinatari

Esclusivamente le aziende connesse allo svolgimento del contratto, o in caso di esplicito consenso.

In particolare:

  1. Studi professionali di consulenza ed assistenza fiscale per l’adempimento degli obblighi di natura contabile e fiscale stabiliti dalla normativa nazionale e comunitaria;
  2. Aziende del settore logistico e dei trasporti
  3. Aziende esercenti il servizio postale
  4. Fornitori tecnici per la gestione e/o la manutenzione del sito e degli strumenti elettronici o telematici utilizzati da  HSYCO;
  5. Gestori esercenti il servizio di comunicazione elettronica (telecomunicazioni)
  6. Altri soggetti nei casi previsti dalla legge

7 – Lei ha il diritto di chiedere a HSYCO l’accesso ai dati personali e la rettifica, o la cancellazione degli stessi, o la limitazione dei trattamenti che lo riguardano, ovvero di opporsi al loro trattamento, oltre alla facoltà di esercitare il diritto alla portabilità dei dati.

In particolare, Lei ha il diritto di ottenere da HSYCO la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

  1. le finalità del trattamento
  2. le categorie di dati personali in questione
  3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali
  4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo
  5. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano o di opporsi al loro trattamento
  6. qualora i dati non siano stati raccolti da HSYCO presso di Lei, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine
  7. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato e informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato
  8. il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate in caso di trasferimento dei dati in un paese terzo e, a tal fine, La informiamo che il trasferimento verso paesi terzi avviene sempre nel rispetto di quanto previsto dal GDPR
  9. il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, se richiesto anche fornita in un formato elettronico di uso comune con possibilità di addebito di ulteriori copie richieste, in ogni caso senza che vengano lesi i diritti e le libertà altrui
  10. il diritto di ottenere da HSYCO la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo
  11. tenuto conto delle finalità del trattamento, il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa
  12. il diritto di ottenere da HSYCO la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo; al riguardo HSYCO ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali se sussiste uno dei motivi seguenti (fatto salvo l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un concreto diritto in sede giudiziaria, anche prima che venga esercitato):
  • i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati
  • qualora Lei abbia revocato il consenso su cui si basa il trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento
  • qualora Lei si opponga al trattamento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, anche qualora il trattamento sia necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri, ovvero il trattamento sia necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento e non sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento
  • i dati personali siano stati trattati illecitamente
  • i dati personali debbano essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o Italiano
  • i dati personali siano stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione da parte di minori in contrasto con la normativa vigente

13. il diritto di ottenere da HSYCO la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

    1. Lei contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a HSYCO per verificare l’esattezza di tali dati personali
  1. il trattamento sia illecito e Lei si opponga alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo
  2. benché HSYCO non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali siano necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria
  3. l’interessato si sia opposto al trattamento in casi analoghi a quello previsto nel precedente punto xii, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato

14. Lei ha il diritto, fatta salva la necessità di non ledere i diritti altrui, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano forniti a HSYCO e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di HSYCO cui li ha forniti qualora il trattamento si basi sul consenso fornito, ovvero su un contratto e il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

8 – Revoca del consenso

Inoltre Lei ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Ancora, Lei ha il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo.

9 – Dati personali raccolti mediante sito web

In caso di raccolta di dati personali o formulazione di consensi acquisiti dal sito web www.hsyco.com, ovvero in pagine pubbliche del medesimo sito in specifici form, solo le informazioni munite di asterisco (*) risultano strettamente necessarie, restando facoltative le altre mentre la revoca del consenso riguarderà le materie oggetto di tale espressione di volontà.

In particolare:

  1. La compilazione dei campi muniti di asterisco (*), necessari all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte è un requisito necessario per la stipula e l’adempimento del contratto, compresi gli obblighi legali previsti dalla normativa vigente quali, ad es., quelli in materia di fatturazione, e il mancato conferimento ha come effetto l’impossibilità di concludere il contratto o di portarlo regolarmente a compimento
  2. La compilazione dei campi non muniti di asterisco (*) per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte non è un requisito necessario per la conclusione del contratto, essendo richiesti allo scopo di agevolare una migliore esecuzione del contratto medesimo, tenuto conto che alcune delle operazioni richieste dal contratto potranno essere svolte nei limiti dei dati conferiti
  3. Il mancato conferimento del consenso per finalità di comunicazioni commerciali non avrà alcun effetto

10 – Dati raccolti da HSYCO presso il cliente

In caso di raccolta di dati personali raccolti da HSYCO presso il cliente quali ricezione di posta elettronica, telefonate, o altri strumenti di comunicazione, deve farsi riferimento agli stessi criteri adottati al punto 9, intendendosi quando il conferimento di tipologie di dati risulti obbligatorio, o meno.

11 – Processo decisionale automatizzato per l’affidamento concesso ai clienti

In relazione alle condizioni stipulate e all’affidamento concesso ai clienti da HSYCO, può essere preimpostato un processo decisionale automatizzato in relazione alle operazioni svolte dall’utente per l’acquisto di beni e servizi a partire dalla pagina web www.hsyco.com, al solo scopo di consentire lo svolgimento delle operazioni di vendita, comprese quelle di e-commerce.

In particolare, in relazione agli strumenti di pagamento prescelti e al fido concesso da HSYCO, qualora superati i margini economici e le condizioni previste, può aversi come effetto l’impedimento o la sospensione delle operazioni svolte o semplicemente impostate.

12 – Origine dei dati personali

Qualora i dati personali non abbiano avuto origine da Lei, ferma restando l’informativa a suo tempo fornita, le fonti provengono dai contatti diretti nati nell’ambito dell’azienda cliente.

In particolare:

  1. conferimento dei Suoi dati personali da parte di altro utente dell’azienda cliente;
  2. acquisizione dei Suoi dati personali per mezzo dei contatti indiretti con terzi, in relazione alle tipologie indicate al par. 12;

13 – Protezione dei dati personali

HSYCO prende in seria considerazione la protezione dei dati personali e ha adottato adeguate misure tecniche e fisiche per proteggere le informazioni raccolte. Tuttavia si noti che, benché HSYCO adotti precauzioni ragionevoli per proteggere le informazioni, nessun sito Web, trasmissione tramite Internet, computer o connessione wireless è completamente sicuro.

14 – Link a siti di Terze Parti

Le pagine del sito www.hsyco.com possono contenere link a siti Web di terze parti al di fuori del controllo di HSYCO. HSYCO non è responsabile della sicurezza o della privacy delle informazioni raccolte dai siti Web o da altri servizi. L’utente deve prestare attenzione e leggere le dichiarazioni sulla privacy che si applicano ai siti Web e ai servizi di terze parti che utilizza.

15 – Protezione dei minori

I nostri servizi non sono rivolti ai minori di anni 18.

Non raccogliamo volontariamente dati personali di nessun individuo al di sotto dei 18 anni di età.

In accordo con quanto previsto al precedente punto 7, nel caso ci rendessimo conto che un minore ci ha volontariamente fornito dati personali, provvederemo alla immediata cancellazione degli stessi.

Il nostro indirizzo privacy@hsyco.com è a disposizione degli esercenti la patria potestà per qualsiasi informazione legata al possibile trattamento dei dati dei minori di anni 18.

Per ogni necessità è possibile rivolgersi al Responsabile del trattamento in materia di sicurezza dei dati personali, designato da Hsyco S.r.l.

Indirizzo postale

HSYCO s.r.l., Gestione Privacy

Strada 4 – Palazzo Q6

20089 Rozzano (MI)

Indirizzo di posta elettronica

privacy@hsyco.com

Per il Titolare del Trattamento HSYCO S.r.l.

(L’Amministratore Unico)

Ulderico Arcidiaco